Без курьера. Ускоряем работу с удалёнными сотрудниками


Выяснили, стоит ли тратиться на электронную подпись
С 2016 года в России можно подписывать документы дистанционно — с помощью электронной цифровой подписи. Это позволяет быстрее обмениваться информацией с удалёнными сотрудниками и тратить меньше сил на бюрократию.

Чтобы вам было проще обратить свою компанию в digital, «Харчо-Журнал» выяснил, как ваши сотрудники могут получить ЭЦП и сколько времени и денег можно сэкономить, не отправляя документы курьерами.

Что такое электронная подпись и как её использовать

Электронная цифровая подпись — это аналог физической подписи, ключ которой обычно хранится на флеш- или смарт-карте. Подпись связана как с самим автором, так и с документами, которые он подписывает, поэтому её практически невозможно подделать. Если при передаче данных кто-то внесёт в документы изменения, это можно отследить.

Чтобы подписать документы электронной подписью, понадобится специальная программа — криптопровайдер. Самые популярные в поиске — «КриптоПро» и «КриптоАРМ». Первой можно пользоваться бесплатно в течение нескольких месяцев. Затем понадобится лицензия: на год — за 1 100 — 1 200 рублей, бессрочная — всего вдвое дороже.

Криптопровайдеры работают с файлами любого формата — будь то .doc, .pdf или .jpeg. Достаточно кликнуть по документу правой кнопкой мыши и в выпадающем меню выбрать пункт «Подписать». Система запросит флешку с ключом подписи. Вы выберите настройки безопасности, и электронная подпись сохранится в виде файла формата .sig в папке с подписанным документом. Файл с информацией о подписи можно открыть с помощью криптопровайдера. Весь процесс занимает не больше пяти минут.
Анна Ошарова, руководитель программных сервисов FL.ru:

— У нас удалённо работают 12 человек. У некоторых есть ЭЦП. Благодаря этому нам не нужно тратить время на бумажную волокиту, пересылать почтой оригиналы, ждать ответ неделями. Всё проще: сотрудник визирует документы в электронном виде и отправляет нам. Мы тут же их подписываем. Всё. На оформление уходит день, а не месяц.

Как получить ЭЦП

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре. Найти ближайший поможет единый портал ЭЦП или эта карта. При обращении сотруднику понадобятся сканы и оригиналы паспорта, ИНН и СНИЛС, а также само заявление на получение подписи. Копии документов можно заверить нотариально или непосредственно в УЦ.

Стоимость услуги колеблется в районе 2 000 рублей. Обычно на изготовление ЭЦП уходит от 3 до 24 часов. Многие центры доставляют флешку с готовым ключом шифрования курьером. Сертификат электронной подписи будет действителен 12 месяцев. После истечения срока его можно продлить онлайн или в УЦ. Эта услуга тоже платная, но общие расходы на электронный документооборот гораздо меньше, чем на бумажный. Мы подсчитали.

Сколько времени и денег экономит электронная подпись

Допустим, вы находитесь в Москве и решили нанять разработчика из Новосибирска. Вам нужно подписать с ним договор. Сравним затраты на обмен документами почтой, курьерской службой и в электронном виде.

Отправка документов по почте туда и обратно обойдётся примерно в 1 500 рублей. Курьерская служба возьмёт за доставку около 5 000. И это только за один обмен и без учёта стоимости бумаги, краски и самого принтера. Не говоря уже о том, что сама подготовка документов к отправке займёт около получаса, а идти документы туда и обратно будут несколько дней или даже недель.

Для подписания документов в электронном виде понадобятся ЭЦП и лицензия криптопровайдера. В сумме это около 4 500 рублей. За неограниченное количество документов, которыми вы сможете моментально обмениваться в течение года. Если вы работаете с сотрудниками по договору ГПХ, то различных отчётов и актов у вас будет много. И даже при оформлении новичка по трудовому договору, скорее всего, уже через несколько месяцев вам понадобится подписать заявление на отпуск. А это ещё один круг ада документооборота.
Чтобы не потерять наши рецепты из вида, просто поделитесь ими с коллегами и друзьями в социальных сетях: